REVIEW MATKUL INOVASI BISNIS 2

PERTEMUAN KEDUA - 24 FEBRUARI 2020

Business Continuity Planning yaitu digunakan untuk mencegah gangguan, dirancang untuk melindungi proses bisnis yang kritis, strategi untuk memperkecil efek gangguan yang memungkinkan keberlangsungan proses bisnis.

Tujuan Business Continuity Planning

• Mengurangi resiko kerugian.
• Meningkatkan kemampuan perusahaan dalam pemulihan segera mungkin.
• Memperkecil biaya yang berhubungan dengan kondisi kritis.

Disaster Recovery Plan yaitu prosedur yang dijalankan saat BCP berlangsung, pengaturan yang komprehensiv berisikan tindakan konsisten, prosedur untuk merepon kejadian emergensi seperti backup dll.

Tujuan Disaster Recovery Plan

• Menyediakan kemampuan atau sumber daya untuk menjalankan proses vital pada lokal cadangan sementara waktu.
• Mengembalikan fugsi lokasi utama menjadi normal pada batas waktu tertentu dengan prosedur peulihan cepat dan untuk meminimalisir kerugian.

Perbedaan BCP vs DRP

BCP berfokus pada manajemen yang mengharuskan adanya pemulihan fungsi-fungsi penting untuk keberlanjutan bisnis, sedang DRP berfokus pada sumber daya yang dominan pada bagian teknologi informasi.

4 Unsur Utama Business Continuity Planning

1. Inisiasi lingkup / pembuatan cakupan dan rencana, yaitu membuat lingkup dan elemen lain untuk menentukan parameter dari rencana. Aktivitas lingkup sebagai berikut :

• Pembuatan detail pekerjaan yang diperlukan.
• Membuat list sumber daya yang akan digunakan.
• Menetapkan praktek manajemen yang akan dikerjakan.

2. Business Impact Assessment (BIA), bertujuan untuk membangun sebuah dokument yang digunakana untuk membantu memahami dampak yang terjadi dari bencana pada proses bisnis.

Tujuan utama BIA :

• Prioritas kritis, harus diidentifikasi dan dibuat prioritasnya untuk mengevaluasi dampak bencana.
• Perkiraan downtime, untuk membantu memperkirakan maksimal lama waktu yang dapat ditolerir dan dipraktekan.
• Kebutuhan sumberdaya, digunakan untuk kebutuhan vital.

Tahapan BIA :

• Mengumpulkan materi-materi assessment yang dibutuhkan
• Analisa resiko
• Menganalisa informasi
• Mendokumentasikan hasil dan mempresentasikan rekomendasi

3. Pengembangan / pembuatan business continuity planning, yaitu merencanakan strategi pemulihan untuk mendukung fungsi-fungsi bisnis critical.

• Memiliki tahapan seperti, menentukan dan mendokumentasikan strategi keberlangsungan.
• Penentuan strategi keberlangsungan yaitu komputer, fasilitas, people, perlengkapan dan bahan.
• Komponen BCP meliputi penanggung jawab utama, backup dari supplies yang dibutuhkan, pengorganisasian dan penanggung jawab dari tiap aktivitas, fasilitas jaringan dan komputer, asuransi.
• Dalam proses pengembangan harus menyepakati yaitu tujuan dari tahapan pemulihan yang ditentukan, lokasi dan fasilitas alternatif saat bencana, penanggung jawab, sumber daya termasuk dana yang perlu disediakan, prioritas penanganan dan jadwal kegiatan.

4. Persetujuan rencana dan implementasi memiliki tahapan berupa, persetujuan oleh manajemen senior, menciptakan kepedulian dan keterampilan, memelihara rencana termasuk updating.

Berikut ini 9 langkah mempromosikan BCP :

• Visualisasikan fungsi-fungsi bisnis secara top down
• Buatlah item dari tugas yang dijalankan secara botton up
• Prioritaskan pekerjaan pada fungsi utama
• Buat kategori dan organisasikan masalah menjadi bagian pekerjaan untuk dikelola
• Meminimalkan resiko
• Organisir staf untuk bereaksi saat terjadi bencana
• Praktek simulasi agar staf familiar dengan prosedure respon
• Sponsor untuk mendemonstrasikan dan mengkomunikasikan rencana pemulihan
• Monitor supply chain dan rencana partner

Bagaimana UKM menjalankan BCP?

Ada dua pendekatan yaitu top-down dan buttom up, secara umum menerapkan pendekatan top-down (top down approach). Menurut saya penerapan bisa menggunakan pendekatan buttom up (button up approach) yang mana dibuat berdasarkan kebutuhan, permasalahan atasan bawahan untuk penetapan kebijakan dan pengambilan keputusan serta komitmen.